HR-система для хранения и мониторинга документов рабочих

  • Настройка Битрикс24
  • Индивидуальная разработка
  • ИИ

Задача

Крупная компания со штатом, где заметную долю занимали иностранные специалисты, столкнулась с серьезными проблемами в кадровом делопроизводстве. HR-отдел был загружен рутиной, а бизнес нес серьезные риски:

  • Документальный хаос: Огромный массив документов для каждого сотрудника (особенно для иностранных граждан: патенты, регистрации, миграционные уведомления, допуски) хранился в разрозненных папках и отслеживался в Excel

  • Высокие риски штрафов: Пропуск срока окончания патента или регистрации даже для одного иностранного сотрудника мог привести к многомиллионным штрафам от миграционной службы и другим юридическим последствиям для компании

  • Отсутствие единой базы: Не было централизованного источника, где можно было бы моментально увидеть полную и актуальную информацию по сотруднику: его текущий статус (работает, в отпуске, уволен) и, самое главное, какие разрешительные документы у него скоро заканчиваются.

Решение

Мы спроектировали и внедрили комплексный HR-портал на базе Битрикс24, который стал единым центром управления всем жизненным циклом сотрудника в компании.

 

  1. Цифровой профиль сотрудника: Ядром системы стал смарт-процесс «Сотрудники». Каждая карточка — это полный цифровой профиль, содержащий все личные данные, документы и историю перемещений. Мы выстроили четкую воронку состояний: от «Кандидата» до «Работает» и «Уволен», автоматизировав действия на каждом этапе.

  2. ИИ-ассистент для документов на базе YandexGPT: Чтобы избавить HR-специалистов от ручного ввода данных, мы подключили искусственный интеллект. Теперь при загрузке скана паспорта иностранного гражданина система:

    • Автоматически распознает текст с изображения.

    • Извлекает и заполняет поля в карточке сотрудника: ФИО латиницей, дата рождения, гражданство, срок действия паспорта.

    • Ставит специальный статус «Не проверено», сигнализируя сотруднику HR о необходимости быстрой верификации данных.

  3. Автоматический контроль сроков документов: Мы настроили более 10 видов автоматических проверок по срокам действия ключевых документов (патенты, регистрации, допуски, квалификации). Система сама:

    • Создает задачи на обновление.

    • Назначает ответственного HR-специалиста.

    • Отправляет уведомление, полностью исключая риск пропуска дедлайна.

  4. Централизованный и безопасный архив документов: Мы создали надежную систему архивации.

    • Специальный сервис раз в несколько часов автоматически проверяет все карточки сотрудников и архивирует новые документы.

    • Файлы сохраняются на Битрикс.Диск в именные папки, структурированные по сотрудникам и типам документов и на отдельный сервер компании через защищенный VPN-канал

0 сек

занимает поиск любого документа по сотруднику

в 0 раз

ускорился процесс оформления

0 %

действий по документам получили автоматические задачи

Оставьте контакт, чтобы обсудить ваши задачи

Или напишите на почту

На почту: mail@kartochka.tech