← Назад к кейсам
Автоматизация цикла заказов поставщикам: от КП до контроля оплат
- Настройка Битрикс24
- Индивидуальная разработка
Задача
Компания успешно выигрывала тендеры и согласовывала сложные технико-коммерческие предложения, но после перехода сделки в стадию “Реализация” в процессах порядка становилось меньше. Процесс передачи заказа от отдела продаж в бэк-офис (снабжение, логистика, бухгалтерия) и появлялись следующие проблемы:
Ручная постановка задач: Менеджер вручную писал письма или ставил задачи в CRM, часто забывая указать важные детали.
Потеря информации: Сроки поставки, особые условия и финальные договоренности терялись в переписках в почте и мессенджерах.
Отсутствие контроля: Часто было невозможно оперативно отследить, на каком этапе находится подготовка договора, заказан ли товар у поставщика и когда наступает срок оплаты.
Срыв сроков: Из-за отсутствия системных напоминаний и прозрачности пропускались сроки внутренних согласований и оплат поставщикам, что вело к репутационным и финансовым рискам.
Решение
Совместно с менеджерами и операционным директором компании спроектировали и внедрили автоматизированный процесс, соединенный со сделками в CRM, который превратил этап реализации в управляемый и прозрачный “конвейер”:
Триггер автоматизации: Как только менеджер переводит сделку на определенный этап, система автоматически запускает цепочку бизнес-процессов.
Умные задачи для бэк-офиса: Роботы мгновенно ставят задачи нужным отделам с четкими дедлайнами и ссылками на сделку. Например:
Финансовому отделу: “Составить бюджет по сделке №…”
Отделу ВЭД: “Подобрать таможенные коды”
Юристам и снабжению: “Подготовить договор со спецификацией”.
Смарт-процесс “Заказы поставщикам”: Мы создали отдельную сущность для управления закупками. Теперь каждый заказ поставщику — это отдельная карточка, где фиксируются все ключевые даты: плановая дата поставки, фактическая дата, крайний срок оплаты по договору.
Автоматический контроль оплат: Система сама отслеживает сроки. Например, если в договоре указана отсрочка платежа в 30 дней, робот автоматически рассчитает дедлайн и за несколько дней до него поставит задачу бухгалтеру о подготовке платежа, прикрепив все необходимые документы.
Единая нумерация: Чтобы исключить путаницу, мы реализовали сквозную нумерацию. При переходе в реализацию сделке присваивается уникальный номер, который затем автоматически добавляется ко всем связанным элементам: заказам поставщикам, договорам и спецификациям.
Часа экономии менеджера на каждом заказе
раз сократилось время на поиск документов по заказу
минуту стала занимать передача заказа в работу
Оставьте контакт, чтобы обсудить ваши задачи
Или напишите на почту
На почту: mail@kartochka.tech