Настроили оцифровку КП с помощью ИИ и загрузку в единую базу

  • Настройка Битрикс24
  • Индивидуальная разработка

Задача

До внедрения системы ценообразование в компании было занимало массу времени. Цены от поставщиков хранились в сотнях разрозненных файлов коммерческих предложений (КП) и инвойсов, разбросанных по почтовым ящикам, личным папкам и общим дискам. Это приводило к системным проблемам:

  • Огромные временные затраты: Чтобы рассчитать себестоимость для нового проекта, менеджеры тратили часы на поиск старых КП, пытаясь найти актуальную цену на конкретный артикул.
  • Ошибки в расчетах: Часто в расчет попадала устаревшая цена, что приводило к неверному расчету маржинальности.
  • Отсутствие аналитики: Было невозможно отследить, как менялись цены у ключевых поставщиков с течением времени, чтобы выбрать наиболее выгодные условия или аргументированно вести переговоры о скидках.
  • Зависимость от “памяти” сотрудников: Вся информация о ценах держалась на опытных менеджеров, что создавало риски при их уходе.

Решение

Мы разработали централизованную систему хранения цен, ядром которой стал специальный список в Битрикс24. Процесс наполнения этой базы мы сделали практически полностью автоматическим, интегрировав его с уже существующим ИИ-сервисом обработки документов.

  1. Интеллектуальный сбор данных: Менеджер получает КП от поставщика и загружает его в систему. КП может иметь любое форматирование, а формат файла может быть PDF, XLS(X) или DOC. Наш ИИ-сервис распознает табличную часть, извлекая из нее всю номенклатуру, артикулы, цены и другие данные в структурированный Excel-файл.

  2. Загрузка в базу одной кнопкой: В карточке CRM появился бизнес-процесс «Загрузить цены в базу». По его запуску специальный скрипт считывает обработанный Excel-файл и автоматически добавляет каждую товарную позицию в центральный список.

  3. Единый формат хранения: Каждая запись в базе цен содержит всю необходимую информацию:

    • Наименование и артикул товара

    • Цена и валюта

    • Дата получения инвойса (считается датой актуальности цены)

    • Наименование поставщика

    • Ссылка на сделку и клиента, для которого запрашивалась цена.

  4. Защита от дублирования и резервное копирование: Система автоматически проверяет наличие дубликатов, обновляя существующие записи, а не создавая новые. Ежедневно создается резервная копия всей базы цен для обеспечения сохранности данных.

до 0 %

сократилось время на поиск цен из архива

0 сек

занимает в среднем распознавание КП

Оставьте контакт, чтобы обсудить ваши задачи

Или напишите на почту

На почту: mail@kartochka.tech